Adjoint(e) à la Direction, Responsable de la Gouvernance

Rôles et responsabilités

Gestion de l'agenda et des déplacements :

• Gestion intégrale des agendas des membres de l'équipe de direction (environ 5 personnes), assurant une organisation optimale du temps ;

• Planification et réservation des voyages d'affaires et des activités, avec une attention particulière aux détails ;

• Coordination complète de la logistique des déplacements, incluant les réservations, les itinéraires et les imprévus.

Support administratif et communication :

• Gestion proactive et efficace des communications entrantes et sortantes de l'équipe de direction, assurant une organisation optimale du temps ;

• Rédaction et révision de documents de communication variés (lettres, mémos, présentations, rapports, etc.) ;

• Production de supports visuels professionnels (présentations, documents, etc.) avec une attention particulière à la mise en page et à la qualité.

Coordination des réunions et gouvernance :

• Coordonner les réunions de divers comités, les suivis clients et partenaires, en préparant les calendriers, l’ordre du jour des rencontres, en assurant la logistique, et en rédigeant les comptes-rendus ainsi que les procès-verbaux de ces rencontres ;

• Maintenir une documentation organisée et facilement accessible, en s'assurant de l'exactitude des comptes-rendus de réunions, des décisions prises et des actions à prendre.

Accueil et réception (bureau de Montréal) :

• Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec professionnalisme et représenter l'image de Tisseur dès leur arrivée au bureau ;

• Répondre et acheminer les appels au standard téléphonique ;

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons ;

• Assurer la gestion des salles de réunion (réservations, disposition et matériel) ;

• Veiller à l'approvisionnement des fournitures de bureau et à la bonne tenue des aires communes ;

• Agir comme premier point de contact pour toute demande générale au bureau de Montréal.

• 
  Collaboration et service client :

• Avoir une approche portée sur les solutions et de service aux clients internes et externes ;

• Collaborer avec les différentes parties prenantes pour fluidifier la communication interne et externe ;

• Offrir un service d'exception, différent, en faisant preuve de proactivité, d’autonomie, d’organisation et de rigueur, tout en assurant la confidentialité des informations.

Compétences requises

• Détenir au moins 5 ans d’expérience en soutien de direction ;

• Faire preuve de professionnalisme et de haute confidentialité ;

• Avoir un esprit d’analyse et de synthèse ;

• Avoir une excellente maitrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) ;

• Faire preuve de minutie, de rigueur et d’autonomie ;

• Savoir gérer ses priorités de façon proactive ;

• Savoir favoriser un environnement de travail collaboratif ;

• Avoir le souci de la satisfaction clients internes et externes ;

• Maitriser la suite Microsoft Office, particulièrement Word, Excel et PowerPoint.